Que dois-Secrétaire administratif/ive faire?
Un secrétaire administratif travaille généralement dans un bureau pour aider à assurer un fonctionnement efficace des affaires quotidiennes. Les tâches peuvent inclure l’organisation des dossiers, la planification des horaires, la communication avec les clients et les fournisseurs, la rédaction de documents et courriels officiels, le traitement des factures et la tenue des registres. Le secrétaire administratif est souvent considéré comme un pilier de l’organisation et peut être impliqué dans des tâches qui assurent la continuité des activités de l’entreprise.
Notre Secrétaire administratif/ive description de poste comprend les Secrétaire administratif/ive responsabilités, les tâches, les compétences, l’éducation, les qualifications et l’expérience.
Secrétaire administratif/ive Exemple
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Que dois-Secrétaire administratif/ive faire?
Les secrétaires administratives effectuent des tâches administratives et de secrétariat au quotidien dans des environnements de bureau. Leurs responsabilités comprennent le rapport à la direction, la rédaction de documents et la saisie de données, ainsi que la planification de rendez-vous. Ils peuvent travailler dans des institutions gouvernementales ou éducatives ou dans des départements d'entreprises, juridiques ou médicaux.
Secrétaire administratif/ive Rôle
Les secrétaires administratives effectuent des tâches administratives et de secrétariat au quotidien dans des environnements de bureau. Leurs responsabilités incluent le rapport à la direction, la rédaction de documents et la saisie de données, ainsi que la planification de rendez-vous. Ils peuvent travailler dans des institutions gouvernementales ou éducatives ou dans des départements d'entreprises, juridiques ou médicaux.
Nous recrutons un(e) secrétaire administrative capable de nous aider dans l'administration de bureau. Dans ce poste, vous serez responsable du traitement de documents, de la tenue de bases de données et de la liaison avec le public. Vous pourrez également être amené à gérer les fournitures de bureau.
Pour réussir en tant que secrétaire administrative, vous devez posséder d'excellentes compétences de communication et une expérience démontrable dans un rôle de secrétariat. Les secrétaires administratives exceptionnels sont hautement organisés pour effectuer une grande variété de tâches administratives.
Secrétaire administratif/ive Tâches
- 1-2 ans d'expérience en tant que secrétaire administrative serait avantageux.
- Maîtrise avancée de la gestion de documents, de tableurs et de bases de données.
- Capacité à établir des liaisons internes et externes sur des questions administratives.
- Compétences exceptionnelles en matière de classement, de tenue de dossiers et d'organisation.
- Connaissance pratique des imprimantes, des photocopieurs, des scanners et des télécopieurs.
- Compétence en matière de planification de rendez-vous et de transfert d'appels.
- Excellentes compétences en communication écrite et verbale.
- Compétences interpersonnelles exceptionnelles.
- Qualification formelle en administration de bureau, travail de secrétariat ou formation connexe
Secrétaire administratif/ive Exigences
- Rapport à la direction et exécution de tâches de secrétariat.
- Saisie, édition et formatage de rapports et de documents.
- Classement de documents, ainsi que saisie de données et tenue de bases de données.
- Liaison avec les départements internes et communication avec le public.
- Orientation des appels, courriels et télécopies internes et externes vers les départements désignés.
- Organisation et planification de rendez-vous, de réunions et d'événements.
- Surveillance des fournitures de bureau et commande de remplacements.
- Aide à la copie, à la numérisation, à la télécopie, à l'envoi de courriels, à la prise de notes et à la réservation de voyages.
- Préparation des installations et arrangements de rafraîchissements pour les événements, si nécessaire.
- Observer les meilleures pratiques commerciales et l'étiquette.
- 1 à 2 ans d'expérience en tant que secrétaire administrative serait avantageux.
- Maîtrise avancée de la gestion de documents, de tableurs et de bases de données.
- Capacité à établir des liaisons internes et externes sur des questions administratives.
- Compétences exceptionnelles en matière de classement, de tenue de dossiers et d'organisation.
- Connaissance pratique des imprimantes, des photocopieurs, des scanners et des télécopieurs.
- Compétence en matière de planification de rendez-vous et de transfert d'appels.
- Excellentes compétences en communication écrite et verbale.
- Compétences interpersonnelles exceptionnelles.
- Qualification formelle en administration de bureau, travail de secrétariat ou formation connexe
Comment rédiger Secrétaire administratif/ive offre d’emploi
Utilisez notre modèle d’offre d’emploi pour rédiger une offre d’emploi à publier sur les sites d’emploi et les sites d’emploi . Nos modèles d’offres d’emploi sont soigneusement créés pour vous aider à atteindre votre public et à battre la concurrence aux meilleurs talents.
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Comment rédiger Secrétaire administratif/ive description de poste
Pour rédiger une description de poste, nous vous recommandons de commencer par un modèle de description de poste de notre bibliothèque de descriptions de poste, qui contient des exemples pour 800+ postes et professions. Nos exemples de description de poste comprennent un résumé de poste avec les tâches et les responsabilités, les compétences et les exigences, qui peuvent être personnalisés pour votre offre d’emploi.
Conseils sur la description de poste - Conseils sur la façon de personnaliser Secrétaire administratif/ive spécification de poste
Le processus d’embauche et le recrutement de nouveaux employés pour remplir vos rôles clés nécessitent un certain degré de personnalisation si vous voulez attirer les meilleurs employés sur un marché de l’emploi concurrentiel. La bonne personne pour un rôle crucial ou des rôles plus importants aura probablement d’autres employeurs qui les cibleront. Comme votre description de poste sera le premier point de contact, vous devez clouer votre argumentaire et fournir le meilleur service possible.
Conseils sur la description de poste - Aide sur la mise en forme Secrétaire administratif/ive spécification de poste
Lors de la création de votre description et de votre annonce sur mesure, vous devez couvrir et promouvoir ces points:
Intitulé: Cela devrait refléter avec précision le rôle et inclure des mots-clés que les meilleurs talents pourraient utiliser pour rechercher des emplois.
Fonctions du poste: Les tâches quotidiennes, telles que les tâches administratives, qui varient en fonction de l’entreprise et informent le candidat s’il peut remplir le rôle.
Compétences techniques : Ce sont les compétences techniques requises par la formation, telles que la maîtrise de Microsoft Office.
Compétences générales : Il s’agit notamment des compétences interpersonnelles et des capacités générales que les bons candidats posséderont. Par exemple, la compétence de hiérarchiser plusieurs tâches, de traiter les demandes et les plaintes des clients, de travailler seul ou d’établir de bonnes relations avec des collègues.
La culture de l’entreprise : La mise en valeur de la culture et des valeurs de votre entreprise garantit aux employés de s’épanouir et de trouver une satisfaction professionnelle exceptionnelle. Les candidats qui ne correspondent pas perdront leur temps à compléter le processus de candidature, ce qui signifie que vous pouvez vous concentrer sur les personnes qualifiées et embaucher plus rapidement.
Progression de carrière : Inclure le cheminement de carrière attirera les candidats à la recherche d’une croissance de carrière.
Programmes de formation et de perfectionnement : Les petites entreprises peuvent avoir besoin d’employés ayant une expérience antérieure ou fournir une assistance pédagogique plutôt qu’une formation interne offerte par de grandes organisations disposant de ressources plus importantes.
Avantages sociaux : La rémunération et les avantages sociaux n’apparaissent souvent pas dans les offres d’emploi et, bien que vous souhaitiez peut-être garder vos cartes près de votre poitrine, ne pas les inclure est une erreur. Envisagez de répondre aux questions courantes, comme les heures de travail et les congés payés. Recherche sur le salaire moyen Car le rôle dans ces premières étapes vous assurera de ne pas perdre le temps de votre intervieweur et du candidat.
Lacunes en matière de compétences : Votre entreprise devra peut-être apporter de nouvelles compétences au-delà de celles requises pour remplir le rôle et les tâches clés. Penser au niveau organisationnel peut être bénéfique lorsque l’on envisage la diversité des compétences.
Exigences légales : Assurez-vous que votre offre d’emploi et votre description ne demandent pas de détails personnels inappropriés ou discriminatoires, tels que l’âge, l’état matrimonial ou la religion.
Comment embaucher Secrétaire administratif/ive
Une fois que vous avez sélectionné votre description de poste, téléchargez-la ou convertissez-le en offre d’emploi. De là, vous pouvez publiez/annoncez votre offre d’emploi à travers notre réseau de sites d’emploi. Si vous souhaitez utiliser la description de poste pour un modèle de CV, cliquez pour obtenir des conseils et Convertir en CV
