Description des postes / Administration de bureau

Que font les professionnels de l’administration de bureau ?

La description de poste d’un administrateur de bureau devrait détailler les fonctions administratives et leur place dans votre culture d’entreprise. La description du poste d’administrateur devrait détailler les tâches d’administration commerciale dont vous avez besoin pour maintenir le bon fonctionnement de votre bureau.

En fonction du type et de la taille de l’entreprise, les professionnels de l’administration supervisent :

• Commande de fournitures de bureau et d’équipement de bureau
• Réponse aux appels téléphoniques entrants
• Maintien des bases de données et des opérations de bureau
• Création de rapports financiers
• Enregistrement des dépenses de bureau
• Tâches courantes de planification
• Tâches de tenue de livres
• Accueil des visiteurs du bureau
• Planification de rendez-vous
• Traitement de texte et saisie de données
• Rédaction de différents documents
• Distribution du courrier
• Rapports à la direction supérieure
• Distribution de livrets d’employés et mise à jour des dossiers d’emploi

Rôle de l’administration de bureau

Quelques-uns des différents rôles de l’administration de bureau comprennent :

• Administrateur de bureau
• Professionnel administratif
• Directeurs de bureau
• Assistantes exécutives
• Personnel de bureau

Responsabilités et fonctions de l’administration de bureau

Les tâches administratives sont les responsabilités obligatoires et prioritaires du rôle. Les responsabilités et fonctions des administrateurs de bureau sont les aspects du travail que vous allez probablement superviser et, comme vous pouvez l’imaginer, soutenir l’équipe dirigeante, répondre aux appels entrants et tenir à jour les bases de données sont en haut de la liste.

Les responsabilités et fonctions d’un administrateur de bureau incluent :

• Commander les équipements de bureau et les fournitures de l’entreprise
• Tenir une comptabilité générale conformément aux principes comptables de base
• Organiser les fichiers généraux du bureau
• Maintenir des installations de bureau présentables
• Distribuer le courrier
• Enregistrer les dépenses du bureau/suivre le budget
• Créer des rapports financiers
• Effectuer des tâches de secrétariat et fournir un soutien administratif à la direction supérieure
• Répondre aux appels téléphoniques et aux demandes de renseignements par e-mail
• Saisie de données et traitement de texte
• Rédiger la correspondance du bureau
• Accueillir les visiteurs
• Planifier des rendez-vous/gérer les rendez-vous
• Coordonner les réunions
• Gérer le bureau
• Mettre à jour les procédures du bureau
• Surveiller les comptes clients
• Gérer plusieurs tâches
• Garantir la confidentialité des informations
• Autres fonctions connexes liées aux opérations de l’entreprise

Ces fonctions sont assez génériques, mais vous pouvez rendre les tâches du travail plus engageantes et significatives en expliquant comment les responsabilités doivent être accomplies. Par exemple, Fournir un soutien administratif au Directeur général en élaborant divers documents et en organisant les déplacements.

Compétences en administration de bureau

Pour que votre entreprise atteigne ses objectifs, se conforme aux réglementations et soutienne efficacement les autres départements, vous avez besoin de personnes qui possèdent de bonnes compétences en administration de bureau.

Les compétences ou traits de personnalité nécessaires qu’un administrateur de bureau doit démontrer comprennent :

• Excellentes compétences en service à la clientèle
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale
• Compétences en gestion du temps
• Attention aux détails
• Manière polie
• Compétences en dactylographie
• Compétences en numératie
• Compétences en résolution de problèmes
• Écoute active
• Multi-tâches
• Fidélité
• Compétences organisationnelles
• Adaptable
• Ouverture
• Leadership et motivation (responsable du bureau)
• Compétences en saisie de données et en dactylographie
• La capacité de travailler en équipe
• Flexibilité et ouverture au changement
• Sensibilité et compréhension
• Bonnes compétences interpersonnelles
• Connaissance des fonctions de bureau

Qualifications et formation en gestion de bureau

Votre description de poste d’administrateur de bureau doit inclure des compétences techniques et des qualifications, telles que:

• Un baccalauréat en administration des affaires (gestionnaire de bureau)
• Diplôme d’études secondaires tel que le niveau 2 ou 3 en administration des affaires
• Qualifications supplémentaires telles que l’achèvement de cours de secrétariat
• Maîtrise de l’utilisation de la suite Microsoft Office (MS Office) et des applications logicielles telles que les systèmes de gestion de contenu

Expérience en administration de bureau requise et formation en administration de bureau

L’expérience administrative requise pour les rôles administratifs dépend des activités de bureau. Les postes administratifs supérieurs peuvent exiger de nombreuses années d’expérience en administration de bureau. Les compétences en communication écrite, en traitement de texte et en comptabilité sont bénéfiques pour la plupart des postes. Les employeurs devraient chercher des personnes ayant des qualifications telles que le T Level en gestion et administration, le niveau 2 ou 3 en affaires et administration, et le certificat ICDL ou ECDL niveau 2 en compétences informatiques de l’utilisateur international.

Questions fréquentes sur la description de poste de l’administrateur de bureau

Nous répondons ici à vos questions sur l’embauche d’administrateurs de bureau.

QU’EST-CE QU’UNE DESCRIPTION DE POSTE D’ADMINISTRATEUR DE BUREAU?

Une description de poste d’administration est un document qui établit les fonctions, tâches et compétences du rôle. La mise en noir sur blanc est cruciale et vous aidera à trouver la bonne personne pour un poste qui affecte directement les opérations de bureau et le bon fonctionnement de votre entreprise.

La description de poste doit être transparente et clairement définir qui vous êtes, qui vous voulez, ce qu’ils feront et pourquoi un candidat potentiel pourrait vouloir travailler pour vous. Il est extrêmement utile d’utiliser un langage et un jargon qui engage votre public.

Lorsque vous faites tout cela correctement et incluez les meilleurs mots à utiliser lors de la rédaction de descriptions de poste d’administration, vous obtiendrez des candidatures de candidats qualifiés qui correspondent étroitement à votre profil idéal de personne.

QUE DOIT COMPRENDRE UNE DESCRIPTION DE POSTE D’ADMINISTRATEUR?

Un profil de poste et une annonce d’emploi d’administration peuvent inclure les tâches suivantes ; commande de fournitures de bureau, réception d’appels téléphoniques, maintien d’un environnement de bureau organisé, réservation des installations de bureau, traitement de texte, préparation de documents, organisation de voyages et accueil des visiteurs.

QUELLES COMPÉTENCES ET QUALIFICATIONS DOIT AVOIR UN ADMINISTRATEUR?

Un administrateur de bureau doit avoir des compétences prouvées ou des GSCE en anglais et en mathématiques. De nombreuses qualifications sont disponibles, des diplômes de secrétariat aux diplômes et aux diplômes en administration des affaires.

COMMENT RÉDIGER UNE DESCRIPTION DE POSTE D’ADMINISTRATION BUREAUTIQUE?

Lors de la rédaction d’une description de poste, que ce soit pour une annonce d’emploi d’administration ou une spécification de poste interne, vous devez vous concentrer sur 5 critères principaux.

1. Quels sont les emplois clés, les tâches et les fonctions requises pour les postes administratifs

2. Considérez toutes les responsabilités liées à l’emploi requises pour un rôle d’administration

3. Les compétences que la personne doit avoir pour le poste

4. Les traits de personnalité que la personne doit avoir pour travailler dans l’environnement de bureau

5. Education et qualifications appropriées et pertinentes

Ces cinq critères devraient vous aider à construire une image de votre candidat idéal. Des questions excellentes à considérer qui vous aideront à rédiger une description de poste d’administration concise qui se démarque des autres (essentiel dans le marché de l’emploi compétitif actuel), et à attirer les meilleurs professionnels de l’administration, comprennent:

1. Quelle est la valeur de ce rôle pour votre entreprise?

2. Comment le rôle s’aligne-t-il avec la culture, les valeurs et la mission de votre entreprise?

3. Comment ce rôle diffère-t-il des autres postes de l’entreprise?

4. En quoi ce rôle est-il similaire à d’autres postes de l’entreprise?

5. Quelles sont les compétences administratives minimales ou les compétences transférables?

6. Quels sont les exemples de vos objectifs commerciaux et administratifs?

Si vous n’êtes pas impliqué dans votre département d’administration ou que vous êtes très familiarisé avec les responsabilités de l’administrateur de bureau. Dans ce cas, il peut être utile d’interviewer l’un de vos responsables de bureau ou de vos assistants de bureau expérimentés pour mieux comprendre.

Un mot sur le jargon: La phrase «jargon» a des connotations bonnes et mauvaises, et si elle n’est pas soigneusement considérée, elle peut dissuader les candidats administratifs de postuler. Demandez-vous si les mots et les phrases sont exclusifs à l’entreprise ou reconnus par l’industrie.

De plus, si vous embauchez pour des postes d’administration de niveau supérieur, vous pouvez vous attendre à ce que les candidats aient un vocabulaire et une compréhension plus grande du jargon de bureau et d’entreprise. Cependant, si vous embauchez des administrateurs de bureau de niveau junior ou pour des emplois d’administrateur à temps partiel, considérez être aussi direct et transparent que possible.

COMMENT ENGAGER LES CANDIDATS À L’ADMINISTRATION BUREAUTIQUE?

Enfin, pour les employeurs et les recruteurs, il est crucial de se rappeler que alors qu’une description de poste concerne ce que et qui vous voulez, la description seule ne créera pas une boîte de réception pleine de candidats enthousiastes prêts à se conformer. Une annonce d’emploi doit aller au-delà des tâches administratives, des compétences, de l’éducation, des qualifications, des traits de personnalité et des tâches cléricales que vous voulez et communiquer la valeur du poste aux chercheurs d’emploi.

Votre organisation devrait transmettre ses propositions de valeur aux employés pour engager les candidats, mettant en évidence à la fois les avantages monétaires et autres. Les avantages qui inciteront les candidats qualifiés à postuler peuvent comprendre:

1. Déclaration de la fourchette moyenne de salaire des postes administratifs

2. Mettre l’accent sur l’équilibre travail-vie personnelle

3. Possibilités de formation

4. Opportunités de carrière et de progression de carrière

5. La qualité des produits, des services ou de votre marque

6. Heures de travail flexibles ou possibilités de travail à distance

7. Comment les valeurs de l’entreprise s’alignent avec celles des clients et des employés.

COMMENT EMBAUCHER DES ADMINISTRATEURS DE BUREAU?

La publicité d’un emploi d’administration variera en fonction du poste et des tâches administratives que vous avez besoin d’effectuer. Vous devrez mettre en œuvre une stratégie de recrutement qui utilise la publicité sur des tableaux d’emploi d’administration générale et spécialisée, les médias sociaux et les recommandations de bouche à oreille. Votre stratégie d’embauche d’administrateur de bureau peut également inclure une présence lors de conférences et en ligne auprès d’organismes et d’organisations professionnels.

Rédiger une description de poste d’administrateur efficace et choisir le bon titre de poste est crucial pour votre réussite en matière d’embauche. Pour créer une annonce d’emploi d’administrateur, votre description de poste d’administrateur doit être accompagnée d’informations cruciales qui attirent les candidats, telles que la fourchette de salaire moyenne, la culture de l’entreprise, les avantages, les tâches courantes, l’emplacement et les heures.

Les solutions de recrutement à frais fixes continuent de fournir les meilleurs résultats lors de l’embauche d’assistants de bureau et de responsables de bureau.