Job Descriptions / Amministrazione ufficio

Cosa fanno i professionisti dell’amministrazione d’ufficio?

La descrizione del lavoro di amministratore d’ufficio dovrebbe dettagliare le funzioni di amministrazione e come si adattano alla cultura aziendale. La descrizione del lavoro dell’amministratore dovrebbe dettagliare i doveri di amministrazione aziendale necessari per mantenere la tua azienda in funzione in modo efficiente.

A seconda del tipo e delle dimensioni dell’azienda, i professionisti dell’amministrazione supervisionano:

• L’ordinazione di forniture e attrezzature per l’ufficio
• Risposta alle chiamate in ingresso
• Mantenimento dei database e delle operazioni dell’ufficio
• Creazione di rapporti finanziari
• Registrazione delle spese dell’ufficio
• Comuni compiti di pianificazione
• Compiti di contabilità
• Accoglienza dei visitatori dell’ufficio
• Pianificazione degli appuntamenti
• Elaborazione di testi e inserimento di dati
• Redazione di vari documenti
• Consegna della posta
• Segnalazione alla dirigenza superiore
• Distribuzione di manuali per dipendenti e aggiornamento dei file di lavoro

Ruolo dell’amministrazione dell’ufficio

Alcuni dei diversi ruoli dell’amministrazione dell’ufficio includono:

• Amministratore di ufficio
• Professionista dell’amministrazione
• Manager dell’ufficio
• Assistente esecutivo
• Personale dell’ufficio

Responsabilità e doveri dell’amministrazione dell’ufficio

Le attività di amministrazione sono le responsabilità prioritari e indispensabili del ruolo. Le responsabilità e i doveri dell’amministratore dell’ufficio sono gli aspetti lavorativi che probabilmente influiranno sulle prestazioni dell’individuo, e come puoi immaginare, il supporto al team dirigenziale, la risposta alle chiamate in arrivo e il mantenimento dei database sono in cima alla lista.

Le responsabilità e i doveri dell’amministratore dell’ufficio includono:

• Ordinare attrezzature per l’ufficio e forniture per l’attività
• Contabilità generale, seguendo i principi contabili di base
• Organizzare i file dell’ufficio generale
• Mantenere strutture dell’ufficio presentabili
• Coreografia mail
• Registrazione delle spese dell’ufficio/tracciamento del budget
• Creazione di report finanziari
• Svolgere compiti di segreteria e fornire supporto amministrativo e clerical alla dirigenza superiore
• Rispondere alle telefonate e alle email
• Inserimento di dati e elaborazione di testi
• Redigere la corrispondenza dell’ufficio
• Accoglienza visitatori
• Pianificazione/gestione degli appuntamenti
• Coordinazione riunioni
• Gestione dell’ufficio
• Aggiornamento delle procedure dell’ufficio
• Monitoraggio dei conti ricevibili
• Gestione di molteplici compiti
• Mantenimento delle informazioni riservate
• Altri doveri pertinenti alle operazioni dell’azienda

Questi doveri sono abbastanza generici, ma puoi rendere i doveri più coinvolgenti e significativi indicando come la responsabilità deve essere portata a termine. Ad esempio, Fornire supporto amministrativo al CEO, redigendo vari documenti e coordinando gli spostamenti.

Competenze di Amministrazione Ufficio

Per garantire che la tua azienda raggiunga i suoi obiettivi, rispetti le normative e supporti efficacemente gli altri dipartimenti, hai bisogno di individui con buone competenze di amministrazione ufficio.

Le competenze o i tratti personali necessari che un amministratore ufficio dovrebbe dimostrare includono:

• Eccellenti capacità di servizio al cliente
• Eccellenti capacità di comunicazione scritta e verbale
• Capacità di gestione del tempo
• Attenzione ai dettagli
• Modo di fare educato
• Capacità di digitazione
• Competenze numeriche
• Capacità di risoluzione dei problemi
• Ascolto attivo
• Multitasking
• Affidabilità
• Competenze organizzative
• Adattabilità
• Apertura
• Leadership e motivazione (responsabile dell’ufficio)
• Competenze di inserimento dati e digitazione
• La capacità di lavorare in team
• Flessibilità e apertura ai cambiamenti
• Sensibilità e comprensione
• Buone competenze interpersonali
• Conoscenza delle funzioni dell’ufficio

Qualifiche ed Istruzione per l’Amministrazione dell’Ufficio

La descrizione del lavoro dell’amministratore dell’ufficio dovrebbe includere le competenze tecniche e le qualifiche, come ad esempio:

• Laurea in Amministrazione Aziendale (responsabile dell’ufficio)
• Diploma di scuola superiore come amministrazione aziendale di livello 2 o 3
• Qualifiche aggiuntive come il completamento di corsi di segreteria
• Padronanza nell’uso di Microsoft Office Suite (MS Office) e applicazioni software per computer come i sistemi di gestione dei contenuti

Esperienza in amministrazione ufficio richiesta e formazione in amministrazione ufficio

L’esperienza amministrativa richiesta per i ruoli amministrativi dipende dalle attività dell’ufficio. I ruoli amministrativi senior potrebbero richiedere molti anni di esperienza in amministrazione dell’ufficio. Le competenze di comunicazione scritta, elaborazione di testi e contabilità sono vantaggiose per la maggior parte dei ruoli. I datori di lavoro dovrebbero cercare individui con qualifiche come il T Level in Management and Administration, il Level 2 o 3 in Business Administration e il livello 2 del certificato di abilità degli utenti di IT International Computer Driving Licence (ICDL o ECDL).

FAQ sulla Descrizione del Lavoro di Amministrazione Ufficio

Qui rispondiamo alle tue domande sull’assunzione di amministratori ufficio.

COS’È UNA DESCRIZIONE DEL LAVORO DI AMMINISTRATORE D’UFFICIO?

Una descrizione del lavoro di amministrazione è un documento che definisce i doveri, i compiti e le competenze della posizione. Mettere nero su bianco tutto questo è cruciale e ti aiuterà a trovare la corrispondenza giusta per una posizione che influenza direttamente le operazioni d’ufficio e la gestione fluida della tua attività.

La descrizione del lavoro deve essere trasparente e delineare chi sei, chi cerchi, cosa faranno e perché un candidato potenziale vorrebbe lavorare per te. Aiuta moltissimo usare un linguaggio e un gergo che coinvolga il tuo pubblico.

Quando metti tutto a posto e includi le migliori parole da usare nella descrizione del lavoro di amministrazione, otterrai candidature di lavoro da parte di candidati qualificati che corrispondono da vicino al profilo della persona ideale.

COSA DEVE ESSERE INCLUSO IN UNA DESCRIZIONE DEL LAVORO DELL’AMMINISTRATORE?

Un profilo di lavoro e gli annunci di lavoro dell’amministrazione potrebbero includere i seguenti compiti: ordinazione di forniture d’ufficio, risposta alle chiamate telefoniche, mantenimento di un ambiente d’ufficio organizzato, prenotazione di strutture d’ufficio, elaborazione di testi, preparazione di documenti, organizzazione di viaggi e accoglienza di visitatori.

QUALI ABILITÀ E QUALIFICHE DEVE AVERE UN AMMINISTRATORE?

Un amministratore di ufficio dovrebbe avere competenze comprovate o GCSE in inglese e matematica. Esistono molte ulteriori qualifiche, dai diploma di segretariato ai diplomi e ai corsi di laurea in amministrazione aziendale.

COME SCRIVO UNA DESCRIZIONE DEL LAVORO DI AMMINISTRAZIONE DELL’UFFICIO?

Quando scrivi una descrizione del lavoro, che sia per un annuncio di lavoro di amministrazione o una specifica di lavoro interno, devi concentrarti su 5 criteri principali.

1. Quali sono i compiti, le mansioni e i doveri chiave richiesti per le posizioni di amministrazione;

2. Considera tutte le responsabilità del lavoro richieste per un ruolo di amministrazione;

3. Quali abilità la persona deve avere per il lavoro;

4. Quali tratti della personalità la persona deve avere per lavorare nell’ambiente creato dall’ufficio;

5. Educazione e qualifiche appropriate e rilevanti.

Questi cinque criteri dovrebbero aiutarti a costruire una immagine dell’ideale candidato. Ottime domande da considerare che ti aiuteranno a scrivere una concisa descrizione del lavoro di amministrazione che si distinguerà dagli altri (essenziale nel mercato del lavoro attuale altamente competitivo) e attirerà i migliori professionisti dell’amministrazione includono:

1. Che valore porta questo ruolo alla tua azienda?

2. Come si allinea il ruolo con la cultura, i valori e la missione della tua azienda?

3. In che modo questo ruolo differisce dagli altri ruoli aziendali?

4. In che modo questo ruolo è simile ad altri ruoli aziendali?

5. Quali sono le abilità minime di amministrazione o le abilità trasferibili?

6. Quali sono gli esempi dei tuoi obiettivi aziendali e di amministrazione?

Se non sei a stretto contatto con il tuo dipartimento di amministrazione o non sei molto familiare con le responsabilità dell’amministratore di ufficio, può essere utile intervistare uno dei tuoi responsabili d’ufficio o assistenti d’ufficio esperti per acquisire una comprensione maggiore.

Una parola sul gergo: la frase gergo ha connotazioni positive e negative e, se non viene attentamente considerato, può dissuadere i candidati amministrativi dall’applicare. Chiediti se le parole e le frasi sono esclusive dell’azienda o riconosciute dall’industria.

Inoltre, se stai assumendo per posizioni senior di amministrazione, potresti aspettarti che i candidati abbiano un vocabolario e una comprensione maggiori del gergo degli uffici e delle aziende. Tuttavia, se stai assumendo amministratori di ufficio di livello junior o per lavori amministrativi a tempo parziale, considera di essere il più semplice e trasparente possibile.

COME ATTRARRE I CANDIDATI PER L’AMMINISTRAZIONE DELL’UFFICIO?

Come nota finale per i datori di lavoro e i reclutatori, è fondamentale ricordare che, sebbene una descrizione del lavoro riguardi cosa e chi si vuole, descrivere solo questo non creerà una posta in arrivo piena di candidati entusiasti disposti a conformarsi. Un annuncio di lavoro deve andare oltre i doveri amministrativi, le abilità, l’istruzione, le qualifiche, i tratti e i compiti clerical che si vogliono e comunicare il valore della posizione ai cercatori di lavoro.

La tua organizzazione dovrebbe comunicare le sue proposte di valore per i dipendenti per attirare i candidati, evidenziando vantaggi monetari ed altri. I vantaggi che attireranno candidati qualificati a candidarsi per l’impiego potrebbero includere:

1. Indicare la gamma salariale media delle posizioni amministrative

2. Concentrarsi sul bilanciamento tra lavoro e vita privata

3. Opportunità di formazione

4. Percorso di carriera e opportunità di progressione nella carriera

5. La qualità dei prodotti, dei servizi o del marchio

6. Flessibilità delle ore di lavoro o opportunità di lavoro remoto

7. Come i valori dell’azienda si allineano con quelli dei clienti e dei dipendenti

COME ASSUMO GLI AMMINISTRATORI DELL’UFFICIO?

La pubblicità di lavoro per l’amministrazione varierà a seconda della posizione e dei compiti amministrativi da completare. Dovrai mettere in atto una strategia di reclutamento che utilizzi la pubblicità su bacheche lavoro generiche e specializzate, i social media e il passaparola. La tua strategia di assunzione per gli amministratori di ufficio potrebbe includere anche la presenza a conferenze e online con organismi e organizzazioni professionali.

Scrivere una descrizione del lavoro efficace per l’amministrazione e selezionare il titolo di lavoro appropriato è cruciale per il tuo successo di assunzione. Per creare un annuncio di lavoro per l’amministratore, la tua descrizione del lavoro di amministrazione dovrebbe essere accompagnata da informazioni cruciali che attirano i candidati, come il salario medio, la cultura aziendale, i benefit, i doveri comuni, la posizione e le ore.

Le soluzioni di reclutamento a tariffa piatta continuano a fornire i migliori risultati nell’assunzione di assistenti d’ufficio e responsabili d’ufficio.