Job Descriptions / Administração de escritório

O que fazem os profissionais de Administração de Escritório?

A descrição do seu trabalho de administrador de escritório deve detalhar as funções administrativas e como elas se encaixam na cultura da sua empresa. A descrição do trabalho de administrador deve detalhar as funções de administração de negócios que você precisa para manter seu escritório funcionando sem problemas.

Dependendo do tipo e do tamanho da empresa, os profissionais de administração supervisionam:

• Pedidos de materiais de escritório e equipamentos de escritório
• Atender ligações telefônicas recebidas
• Manter bancos de dados e operações de escritório
• Criar relatórios financeiros
• Registrar despesas de escritório
• Tarefas comuns de agendamento
• Tarefas de contabilidade
• Cumprimentar visitantes do escritório
• Agendar compromissos
• Processamento de texto e entrada de dados
• Elaboração de vários documentos
• Entregar correspondências
• Relatar à alta administração
• Distribuir manuais do funcionário e atualizar arquivos de trabalho

Papel da Administração de Escritório

Algumas das diferentes funções de administração de escritório incluem:

• Administrador de Escritório
• Profissional Administrativo
• Gerentes de Escritório
• Assistentes Executivos
• Funcionários de Escritório

Responsabilidades e Funções da Administração de Escritório

As funções administrativas são as responsabilidades prioritárias e obrigatórias da função. As responsabilidades e deveres do administrador de escritório são os aspectos do trabalho que provavelmente governarão o desempenho do indivíduo, e como você pode imaginar, apoiar a equipe de liderança, atender chamadas recebidas e manter bancos de dados estão no topo da lista.

As responsabilidades e funções do Administrador de Escritório incluem:

• Pedir equipamentos de escritório e suprimentos comerciais
• Contabilidade geral, seguindo princípios contábeis básicos
• Organizar arquivos gerais do escritório
• Manter as instalações do escritório apresentáveis
• Entregar correio
• Registrar despesas do escritório/acompanhamento de orçamento
• Criar relatórios financeiros
• Lidar com os deveres e fornecer suporte administrativo e de escritório para a gerência superior
• Atender telefones e responder a e-mails
• Entrada de dados e processamento de texto
• Redigir correspondência de escritório
• Receber visitantes
• Acompanhar agendamentos e gerenciar compromissos
• Coordenar reuniões
• Gestão de escritório
• Atualizar procedimentos de escritório
• Monitorar contas a receber
• Lidar com múltiplas tarefas
• Manter informações confidenciais
• Outros deveres relevantes relacionados às operações da empresa

Essas funções são bastante genéricas, mas você pode torná-las mais envolventes e significativas, especificando como a responsabilidade deve ser executada. Por exemplo: Fornecer suporte administrativo para o CEO, redigindo vários documentos e fazendo arranjos de viagem.

Habilidades de Administração de Escritório

Para garantir que sua empresa atinja seus objetivos, cumpra as regulamentações e suporte outros departamentos de forma eficaz, você precisa de pessoas com boas habilidades de administração de escritório.

As habilidades necessárias ou traços pessoais que um administrador de escritório deve demonstrar incluem:

• Excelentes habilidades de atendimento ao cliente
• Excelentes habilidades de comunicação escrita e verbal
• Habilidades de gerenciamento de tempo
• Atenção aos detalhes
• Maneira educada
• Habilidades de digitação
• Habilidades numéricas
• Habilidades de solução de problemas
• Escuta ativa
• Multitarefa
• Confiabilidade
• Habilidades organizacionais
• Adaptabilidade
• Abertura
• Liderança e motivação (gerente de escritório)
• Habilidades de entrada de dados e digitação
• A capacidade de trabalhar em equipe
• Flexibilidade e abertura a mudanças
• Sensibilidade e compreensão
• Boas habilidades interpessoais
• Conhecimento de funções do escritório

Qualificações E Educação Para Administração De Escritórios

A descrição do seu trabalho de administrador de escritório deve incluir habilidades técnicas e qualificações, tais como:

• Um bacharelado em Administração de Empresas (gerente de escritório)
• Diploma do ensino médio, como Administração de Empresas Níveis 2 ou 3
• Qualificações adicionais, como conclusão de cursos de secretariado
• Proficiência no uso da Suíte Microsoft Office (MS Office) e de aplicativos de software de computador, como sistemas de gerenciamento de conteúdo

Experiência em Administração de Escritórios e Formação em Administração de Escritórios são obrigatórios

A experiência administrativa requerida para funções administrativas depende das atividades do escritório. Funções administrativas sênior podem exigir muitos anos de experiência em administração de escritórios. Habilidades de comunicação escrita, processamento de texto e habilidades de contabilidade são benéficas para a maioria das funções. Os empregadores devem procurar indivíduos com qualificações, como T Nível em Gestão e Administração, Nível 2 ou 3 de Negócios e Administração e Certificado de Licença Internacional de Condução de Computador Nível 2 em Habilidades de Usuário de TI (ICDL ou ECDL).

FAQs da Descrição do Trabalho de Administração de Escritório

Aqui nós respondemos suas perguntas sobre a contratação de administradores de escritório.

O QUE É UMA DESCRIÇÃO DE TRABALHO DE ADMINISTRADOR DE ESCRITÓRIO?

Uma descrição de trabalho de administração é um documento que estabelece os deveres, tarefas e habilidades do cargo. Colocar isso por escrito é crucial e ajudará você a encontrar a pessoa certa para uma posição que afeta diretamente as operações do escritório e o bom funcionamento do seu negócio.

A descrição do trabalho deve ser transparente e deixar claro quem você é, quem você quer, o que eles vão fazer e por que um candidato em potencial pode querer trabalhar para você. É extremamente útil usar uma linguagem e jargões que envolvam seu público.

Quando você acerta tudo isso e inclui as melhores palavras a serem usadas ao escrever descrições de trabalho de administração, você receberá inscrições de candidatos qualificados que correspondem de perto ao seu perfil ideal de pessoa.

O QUE DEVE SER INCLUÍDO EM UMA DESCRIÇÃO DE TRABALHO DE ADMINISTRADOR?

Um perfil de trabalho e anúncios de trabalho de administração podem incluir as seguintes atribuições: encomendar suprimentos de escritório, atender telefonemas, manter um ambiente de escritório organizado, reservar instalações do escritório, processamento de texto, preparação de documentos, fazer arranjos de viagem e recepcionar visitantes.

QUAIS HABILIDADES E QUALIFICAÇÕES DEVEM TER UM ADMINISTRADOR?

Um administrador de escritório deve ter habilidades comprovadas ou Níveis GCSE em inglês e matemática. Existem muitas outras qualificações, desde secretariado até diplomas e graduações em administração de empresas.

COMO ESCREVO UMA DESCRIÇÃO DE TRABALHO DE ADMINISTRAÇÃO DE ESCRITÓRIO?

Ao escrever uma descrição de trabalho, seja para um anúncio de emprego de administração ou uma especificação de trabalho interno, você precisa se concentrar em 5 critérios principais.

1. Quais são os principais trabalhos, tarefas e deveres necessários para posições de administração.

2. Considere todas as responsabilidades do trabalho exigidas para uma função de administração.

3. Quais habilidades a pessoa deve ter para o trabalho.

4. Quais traços de personalidade a pessoa deve ter para trabalhar no ambiente de escritório.

5. Educação e qualificações apropriadas e relevantes.

Esses cinco critérios devem ajudá-lo a construir uma imagem do seu candidato ideal. Excelentes perguntas a serem consideradas que ajudarão você a escrever uma descrição de trabalho de administração concisa que se destaca das outras (essencial no mercado de trabalho competitivo atual) e atrair os melhores profissionais administrativos incluem:

1. Que valor essa função traz para a sua empresa?

2. Como a função se alinha com a cultura, valores e missão da sua empresa?

3. Como essa função difere de outras posições da empresa?

4. Como essa função é semelhante a outras posições da empresa?

5. Quais são as habilidades mínimas de administração ou habilidades transferíveis?

6. Quais são os exemplos de suas metas empresariais e administrativas?

Se você não está diretamente envolvido no departamento de administração ou está familiarizado com as responsabilidades do administrador de escritório, pode ser útil entrevistar um de seus gerentes de escritório ou assistentes de escritório experientes para obter uma compreensão maior.

Uma palavra sobre jargão: a frase jargão tem conotações boas e ruins e, se não for cuidadosamente considerada, pode impedir que candidatos administrativos se inscrevam. Pergunte a si mesmo se as palavras e frases são exclusivas da empresa ou reconhecidas pela indústria.

Além disso, se você estiver contratando para posições de administração de nível sênior, poderá esperar que os candidatos tenham um vocabulário maior e uma compreensão do jargão de escritório e de negócios. No entanto, se você estiver contratando administradores de escritório de nível júnior ou para empregos administrativos de meio período, considere ser o mais direto e transparente possível.

COMO ENVOLVO CANDIDATOS A ADMINISTRADOR DE ESCRITÓRIO?

Como nota final para empregadores e recrutadores, é crucial lembrar que, embora a descrição do trabalho seja sobre o que você quer e quem você quer, descrever isso sozinho não criará uma caixa de entrada cheia de candidatos ansiosos para se inscrever. Um anúncio de emprego deve ir além das obrigações, habilidades, educação, qualificações, traços e tarefas administrativas que você deseja e comunicar o valor da posição para os candidatos.

Sua organização deve transmitir suas propostas de valor para os funcionários para envolver candidatos, destacando benefícios monetários e outros. Os benefícios que atrairão candidatos qualificados a se inscrever podem incluir:

1. Indicar a faixa salarial média das posições administrativas.

2. Focar no equilíbrio entre trabalho e vida pessoal.

3. Oportunidades de treinamento.

4. Oportunidades de progressão na carreira.

5. A qualidade dos produtos, serviços ou sua marca.

6. Horários flexíveis de trabalho ou oportunidades de trabalho remoto.

7. Como os valores da empresa se alinham aos dos clientes e funcionários.

COMO CONTRATO ADMINISTRADORES DE ESCRITÓRIO?

A publicidade do trabalho para administração variará dependendo do cargo e das tarefas administrativas que você precisa concluir. Você precisará implementar uma estratégia de recrutamento que alavanque a publicidade em quadros de empregos de administração gerais e especializados, mídias sociais e referências boca a boca. Sua estratégia de contratação de administrador de escritório também pode incluir ter presença em conferências e online em órgãos profissionais e organizações.

Escrever uma descrição de trabalho eficaz para o administrador e selecionar o título correto do trabalho é crucial para o seu sucesso na contratação. Para criar um anúncio de emprego de administrador, sua descrição de trabalho de administrador deve ser acompanhada por informações cruciais que atraiam candidatos, como faixa salarial média, cultura da empresa, benefícios, tarefas comuns, localização e horários.

Soluções de recrutamento com taxa fixa continuam a oferecer os melhores resultados ao contratar assistentes de escritório e gerentes de escritório.