Descripciones de trabajos / Administración

¿Qué hacen los profesionales de la administración de oficinas?

La descripción de trabajo para el administrador de oficina debe detallar las funciones administrativas y cómo se ajustan a la cultura de su empresa. La descripción del trabajo del administrador debe detallar las tareas de administración de negocios que necesita realizar para mantener su oficina funcionando sin problemas.

Dependiendo del tipo y tamaño de la empresa, los profesionales de administración supervisan:

• Ordenando suministros y equipo de oficina
• Atender llamadas entrantes de teléfono
• Mantener bases de datos y operaciones de oficina
• Crear informes financieros
• Registrar gastos de oficina
• Tareas comunes de programación
• Tareas contables
• Saludar a los visitantes de la oficina
• Programar citas
• Procesamiento de texto y entrada de datos
• Redacción de varios documentos
• Entregar correo
• Informe a la alta dirección
• Distribución de manuales del empleado y actualización de archivos de trabajo

Papel de Administración de Oficina

Algunos de los diferentes papeles de administración de oficina incluyen:

• Administrador de Oficina
• Profesional Administrativo
• Gerentes de Oficina
• Asistentes Ejecutivos
• Personal de Oficina

Responsabilidades y deberes de la administración de oficina

Las tareas administrativas son las responsabilidades que debe cumplir obligatoriamente y son prioritarias en el rol. Las responsabilidades y deberes del administrador de oficina son los aspectos del trabajo que probablemente regirán el desempeño del individuo, y como puede imaginar, apoyar al equipo de liderazgo, responder llamadas entrantes y mantener bases de datos están en la parte superior de la lista.

Las responsabilidades y deberes del administrador de oficina incluyen:

• Ordenar equipos de oficina y suministros empresariales
• Contabilidad general, siguiendo principios contables básicos
• Organizar archivos generales de oficina
• Mantener instalaciones de oficina presentables
• Entregar correo
• Registrar los gastos de oficina/controlar el presupuesto
• Crear informes financieros
• Manejar tareas administrativas y proporcionar soporte administrativo y de oficina al equipo de dirección
• Responder llamadas telefónicas y correos electrónicos
• Ingresar datos y procesar texto
• Redactar correspondencia de oficina
• Dar la bienvenida a los visitantes
• Programar citas / gestionar citas
• Coordinar reuniones
• Gestionar la oficina
• Actualizar los procedimientos de oficina
• Controlar cuentas por cobrar
• Manejar múltiples tareas
• Mantener información confidencial
• Otros deberes relevantes relacionados con las operaciones de la empresa

Estas tareas son bastante genéricas, pero puede hacer que los deberes del trabajo sean más atractivos y significativos describiendo cómo deben cumplirse las responsabilidades. Por ejemplo, Proporcionar apoyo administrativo al director ejecutivo mediante la redacción de varios documentos y la realización de arreglos de viaje.

Habilidades de Administración de Oficina

Para asegurarse de que su empresa cumpla con sus objetivos, se ajuste a las regulaciones y apoye a otros departamentos de manera efectiva, necesita personas con buenas habilidades de administración de oficina.

Las habilidades necesarias o rasgos personales que un administrador de oficina debe demostrar, incluyen:

• Excelentes habilidades de servicio al cliente
• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal
• Habilidad de gestión del tiempo
• Atención al detalle
• Modales educados
• Habilidad de escritura
• Habilidad numérica
• Habilidad de resolución de problemas
• Escucha activa
• Capacidad multitarea
• Confianza
• Habilidades organizativas
• Adaptabilidad
• Apertura
• Liderazgo y motivación (gerente de oficina)
• Habilidad de entrada de datos y escritura
• Capacidad para trabajar en equipo
• Flexibilidad y apertura al cambio
• Sensibilidad y comprensión
• Buenas habilidades interpersonales
• Conocimiento de las funciones de la oficina

Cualificaciones y educación en Administración de Oficinas

La descripción de su trabajo como administrador de oficina debe incluir habilidades técnicas y calificaciones, tales como:

• Una licenciatura en Administración de Empresas (gerente de oficina)
• Diploma de escuela secundaria como Administración de Empresas Nivel 2 o 3
• Cualificaciones adicionales como cursos de secretariado completados
• Proficiencia en el uso de Microsoft Office Suite (MS Office) y aplicaciones de software de computadora como sistemas de gestión de contenido

Se requiere experiencia en Administración de Oficina y formación en Administración de Oficina

La experiencia administrativa requerida para los roles administrativos depende de las actividades de la oficina. Los roles administrativos de alto nivel podrían requerir muchos años de experiencia en administración de oficina. Las habilidades de comunicación escrita, procesamiento de palabras y contabilidad son beneficiosas para la mayoría de los roles. Los empleadores deben buscar individuos con calificaciones como T Nivel en Gestión y Administración, Nivel 2 o 3 de Negocios y Administración, y Nivel 2 de Certificado de Licencia de Conducción Internacional de Computadora en Habilidades de Usuario de TI (ICDL o ECDL).

Preguntas frecuentes sobre la descripción de trabajo Administrativo de Oficina

Aquí respondemos tus preguntas sobre la contratación de administradores de oficina.

¿QUÉ ES UNA DESCRIPCIÓN DE TRABAJO DE ADMINISTRADOR DE OFICINA?

La descripción del trabajo de administración es un documento que establece los deberes, tareas y habilidades de la posición. Poner esto en blanco y negro es crucial y te ayudará a encontrar la persona adecuada para una posición que afecta directamente las operaciones de la oficina y el funcionamiento suave de tu negocio.

La descripción del trabajo debe ser transparente y establecer claramente quién eres, quién quieres, lo que harán y por qué un candidato potencial querría trabajar para ti. Ayuda enormemente usar un lenguaje y jerga que atraiga a tu audiencia.

Cuando lo haces bien y utilizas las mejores palabras para escribir descripciones de trabajo de administración, obtendrás solicitudes de trabajo de candidatos calificados que se ajusten de cerca a tu perfil de persona ideal.

¿QUÉ DEBE INCLUIR UNA DESCRIPCIÓN DE TRABAJO DE ADMINISTRADOR?

Un perfil de trabajo y anuncios de trabajo administrativos pueden incluir las siguientes responsabilidades: ordenar suministros de oficina, responder llamadas telefónicas, mantener un ambiente de oficina organizado, reservar instalaciones de oficina, procesamiento de texto, preparar documentos, hacer arreglos de viaje y recibir a los visitantes.

¿QUÉ HABILIDADES Y CALIFICACIONES DEBE TENER UN ADMINISTRADOR?

Un administrador de oficina debe tener habilidades comprobadas o GCSE en inglés y matemáticas. Existen muchas otras calificaciones, desde diplomas de secretariado hasta diplomas y títulos de administración de empresas.

¿CÓMO ESCRIBO UNA DESCRIPCIÓN DE TRABAJO DE ADMINISTRACIÓN DE OFICINA?

Cuando escribes una descripción de trabajo para un anuncio de trabajo de administración o una especificación de trabajo interno, debes enfocarte en 5 criterios principales.

1. Cuáles son los trabajos, tareas y deberes clave requeridos para las posiciones administrativas.

2. Considera todas las responsabilidades del trabajo requeridas para un rol de administración.

3. Qué habilidades la persona debe tener para el trabajo.

4. ¿Qué rasgos de personalidad debe tener la persona para trabajar en el ambiente de la oficina?

5. Educación y calificaciones apropiadas y relevantes.

Estos cinco criterios deberían ayudarte a construir una imagen de tu candidato ideal. Preguntas excelentes para considerar que te ayudarán a escribir una descripción de trabajo concisa de administración que se destaca de otras (esencial en el mercado actual de trabajo competitivo) y atrae a los mejores profesionales administrativos incluyen:

1. ¿Qué valor aporta este rol a tu empresa?

2. ¿Cómo se alinea el rol con la cultura, los valores y la misión de la empresa?

3. ¿Cómo difiere este rol de otras posiciones en la empresa?

4. ¿Cómo se parece este rol a otras posiciones en la empresa?

5. ¿Cuáles son las habilidades mínimas de administración o habilidades transferibles?

6. ¿Cuáles son los ejemplos de objetivos de tu negocio y administración?

Si no estás muy involucrado en tu departamento de administración o no estás muy familiarizado con las responsabilidades del administrador de la oficina, puede ayudar entrevistar a uno de tus gerentes de oficina o asistentes de oficina experimentados para obtener una comprensión mayor.

Una palabra sobre la jerga: La frase jerga tiene connotaciones buenas y malas, y si no se considera cuidadosamente, puede disuadir a los candidatos administrativos de aplicar. Pregúntate si las palabras y frases son exclusivas de la empresa o reconocidas en la industria.

Además, si estás contratando para posiciones de administración de alto nivel, es posible que esperes que los candidatos tengan un mayor vocabulario y comprensión de la jerga de la oficina y los negocios. Sin embargo, si estás contratando administradores de oficina de nivel junior o para trabajos de administración a tiempo parcial, considera ser lo más directo y transparente posible.

¿CÓMO ENGANCHAMOS A LOS CANDIDATOS DE ADMINISTRADOR DE OFICINA?

Como una nota final para empleadores y reclutadores, es crucial recordar que aunque una descripción de trabajo es acerca de lo que y quién quieres, describir esto solo no creará una bandeja de entrada llena de candidatos deseosos de cumplir. Un anuncio de trabajo debe ir más allá de los deberes, habilidades, educación y tareas administrativas y comunicar el valor del puesto a los buscadores de trabajo.

Tu organización debe comunicar sus propuestas de valor para los empleados para atraer a los candidatos, destacando tanto los beneficios monetarios como otros. Los beneficios que atraerán a los solicitantes de trabajo calificados para aplicar pueden incluir:

1. Indicar el rango salarial promedio de las posiciones administrativas.

2. Enfocarse en el equilibrio entre el trabajo y la vida personal.

3. Oportunidades de formación.

4. Oportunidades de carrera y progreso.

5. La calidad de productos, servicios o tu marca.

6. Horarios de trabajo flexibles o oportunidades de trabajo remoto.

7. Cómo los valores de la empresa se alinean con los de los clientes y empleados.

¿CÓMO CONTRATO ADMINISTRADORES DE OFICINA?

La publicación de trabajos administrativos variará según la posición y las tareas administrativas que necesites completar. Deberás implementar una estrategia de contratación que aproveche la publicidad en sitios de trabajo administrativos generales y especializados, las redes sociales y las referencias de boca en boca. Tu estrategia de contratación de administrador de oficina también podría incluir tener presencia en conferencias y en línea con cuerpos y organizaciones profesionales.

Escribir una descripción de trabajo eficaz de administrador de oficina y seleccionar el título de trabajo adecuado es crucial para tu éxito en la contratación. Para crear un anuncio de trabajo de administrador, tu descripción de trabajo de administrador debe venir acompañada de información crucial que atraiga a los candidatos, como el salario promedio, la cultura de la empresa, los beneficios, las tareas comunes, la ubicación y las horas.

Las soluciones de contratación por una tarifa plana siguen proporcionando los mejores resultados cuando se contratan asistentes de oficina y gerentes de oficina.