Job Descriptions / Büroverwaltung

Was machen Büroadministrationsprofis?

Ihre Stellenbeschreibung als Büroadministrator sollte die Administrationsfunktionen und ihre Rolle in Ihrer Unternehmenskultur erklären. Die Stellenbeschreibung sollte die Geschäftsführungs-Aufgaben detaillieren, die nötig sind, um Ihr Büro reibungslos zu betreiben.

Je nach Art und Größe des Unternehmens überwachen Administrationsprofis:

• Bestellungen von Büromaterial und Büroausrüstung
• Beantwortung von eingehenden Telefonanrufen
• Pflege von Datenbanken und Bürobetriebsabläufen
• Erstellung von Finanzberichten
• Aufzeichnung von Büroausgaben
• Übliche Terminplanungsaufgaben
• Buchhaltungsaufgaben
• Begrüßung von Bürobesuchern
• Vereinbarung von Terminen
• Textverarbeitung und Dateneingabe
• Ausarbeitung verschiedener Dokumente
• Zustellung von Post
• Berichterstattung an die Geschäftsleitung
• Ausgabe von Mitarbeiterhandbüchern und Aktualisierung von Stellenakten

Büroverwaltung-Rolle

Einige der verschiedenen Büroverwaltungsaufgaben umfassen:

• Büroadministrator
• Verwaltungsfachkraft
• Büroleiter
• Executiv-Assistenten
• Büropersonal

Büroverwaltung: Verantwortlichkeiten und Aufgaben

Verwaltungsaufgaben sind die unvermeidlichen und hochpriorisierten Verantwortlichkeiten der Rolle. Büroverwaltungsaufgaben und -verantwortlichkeiten sind die Aspekte des Jobs, die voraussichtlich die Leistung der Person beeinflussen werden. Wie Sie sich vorstellen können, stehen die Unterstützung des Führungsteams, die Beantwortung eingehender Anrufe und die Pflege von Datenbanken ganz oben auf der Liste.

Zu den Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Büroverwaltung gehören:

• Bestellung von Büroausstattung und Geschäftsmaterialien
• Allgemeine Buchhaltung nach grundlegende Buchhaltungsprinzipien
• Organisation allgemeiner Bürodateien
• Pflege gepflegter Büroanlagen
• Zustellung von Post
• Aufzeichnung von Büroausgaben / Budgetverfolgung
• Erstellung von Finanzberichten
• Bearbeitung von Büroarbeiten und Bereitstellung von bürokratischer und administrativer Unterstützung für das obere Management
• Beantwortung von Telefonanrufen und E-Mail-Anfragen
• Dateneingabe und Textverarbeitung
• Erstellung von Bürokorrespondenz
• Begrüßung von Besuchern
• Terminplanung/Verwaltung von Terminen
• Koordination von Meetings
• Büroverwaltung
• Aktualisierung von Büroverfahren
• Überwachung von Forderungen
• Bearbeitung mehrerer Aufgaben
• Vertrauliche Informationen pflegen
• Andere relevante Aufgaben im Zusammenhang mit den Betriebsabläufen des Unternehmens

Diese Aufgaben sind recht allgemein gehalten. Sie können jedoch die Verantwortlichkeiten des Jobs durch Angabe der Vorgehensweise, wie die Verantwortlichkeiten erfüllt werden sollen, ansprechender und sinnvoller machen. Zum Beispiel: Bereitstellung von Büroarbeit unterstützend für den Geschäftsführer durch Erstellung von verschiedenen Dokumenten und dass arrangieren von Reisen.

Büroverwaltung-Fähigkeiten

Um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen seine Ziele erreicht, Vorschriften einhält und andere Abteilungen effektiv unterstützt, benötigen Sie Personen mit guten Büroverwaltungsfähigkeiten.

Die notwendigen Fähigkeiten oder persönlichen Eigenschaften, die ein Büroadministrator demonstrieren sollte, umfassen:

• Hervorragende Kundenservicefähigkeiten
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
• Zeitmanagementfähigkeiten
• Aufmerksamkeit zum Detail
• Höfliche Art
• Schreibfähigkeiten
• Numerische Fähigkeiten
• Problemlösungsfähigkeiten
• Aktives Zuhören
• Multitasking
• Zuverlässigkeit
• Organisationsfähigkeit
• Anpassungsfähigkeit
• Offenheit
• Führung und Motivation (Büroleiter)
• Dateneingabe und Schreibfähigkeiten
• Die Fähigkeit, in einem Team zu arbeiten
• Flexibilität und Offenheit für Veränderungen
• Sensibilität und Verständnis
• Gute zwischenmenschliche Fähigkeiten
• Kenntnisse über Bürofunktionen

Büroverwaltung Qualifikationen und Ausbildung

Ihre Stellenbeschreibung für den Büroadministrator sollte technische Fähigkeiten und Qualifikationen enthalten, wie zum Beispiel:

• Ein Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaftslehre (Büro Manager)
• Ein High-School-Diplom wie Level 2 oder 3 Business Administration
• Zusätzliche Qualifikationen wie das Absolvieren von Sekretariatskursen
• Eine ausgezeichnete Beherrschung der Microsoft Office Suite (MS Office) und von Computersoftware-Anwendungen wie Content-Management-Systemen

Erforderliche Erfahrung in der Büroverwaltung Und Büroverwaltungs-Ausbildung

Die erforderliche Administrativerfahrung für administrative Rollen hängt von den Büroaktivitäten ab. Senior-Administrative Rollen können viele Jahre Erfahrung in der Büroverwaltung erfordern. Schriftliche Kommunikationsfähigkeiten, Textverarbeitungs- und Buchhaltungsfähigkeiten sind für die meisten Rollen von Vorteil. Arbeitgeber sollten nach Personen mit Qualifikationen wie einem T-Level in Management und Administration, Level 2 oder 3 Business and Administration und Level 2 International Computer Driving Licence Certificate in IT User Skills (ICDL oder ECDL) suchen.

Büroverwaltung: Häufig gestellte Fragen zum Stellenprofil

Hier beantworten wir Ihre Fragen zur Einstellung von Büroverwaltern.

WAS BEINHALTET EIN JOB DES BÜROADMINISTRATORS?

Das Stellenprofil für die Büroverwaltung ist ein Dokument, das die Aufgaben, Tätigkeiten und Fähigkeiten des Stelleninhabers beschreibt. Die Nennung dieser Punkte ist von entscheidender Bedeutung, um die richtige Person für eine Position zu finden, die sich direkt auf die Bürooperationen und den reibungslosen Ablauf Ihres Geschäfts auswirkt.

Das Stellenprofil sollte transparent sein und klar aufzeigen, wer Sie sind, wen Sie suchen, was die Person tun wird und warum ein potenzieller Kandidat für Sie arbeiten möchte. Es ist äußerst hilfreich, eine Sprache und Jargon zu verwenden, die das Interesse der Zielgruppe weckt.

Wenn Sie all dies richtig machen und die besten Wörter für die Erstellung von Stellenprofilen nutzen, erhalten Sie qualifizierte Bewerbungen von Kandidaten, die Ihrem idealen Personenprofil sehr nahe kommen.

WAS SOLLTE IN EINEM STELLENPROFIL FÜR DEN BÜROADMINISTRATOR ENTHALTEN SEIN?

Ein Stellenprofil und eine Stellenanzeige für die Büroverwaltung könnten folgende Aufgaben beinhalten: Bestellung von Büromaterial, Beantwortung von Telefonanrufen, Aufrechterhaltung einer organisierten Büroumgebung, Buchung von Büro-Einrichtungen, Textverarbeitung, Erstellung von Dokumenten, Organisation von Reisen und Begrüßung von Besuchern.

WELCHE FÄHIGKEITEN UND QUALIFIKATIONEN SOLLTE EIN BÜROADMINISTRATOR BESITZEN?

Ein Büroverwalter sollte nachgewiesene Fähigkeiten oder GCSEs in Englisch und Mathematik haben. Es gibt viele weitere Qualifikationen von Sekretariaten bis hin zu Business Administration-Diplomen und -Abschlüssen.

WIE SCHREIBE ICH EIN STELLENPROFIL FÜR DIE BÜROVERWALTUNG?

Wenn Sie ein Stellenprofil für eine Stellenanzeige oder eine interne Stellenbeschreibung schreiben, sollten Sie sich auf die folgenden 5 Hauptkriterien konzentrieren.

1. Welche wesentlichen Aufgaben und Pflichten sind für Verwaltungspositionen erforderlich?

2. Überlegen Sie, welche Verantwortlichkeiten für eine Verwaltungsrolle erforderlich sind.

3. Welche Fähigkeiten muss die Person für den Job haben?

4. Welche Persönlichkeitsmerkmale muss die Person haben, um in der Büroumgebung arbeiten zu können?

5. Angemessene und relevante Bildungsabschlüsse und Qualifikationen.

Diese fünf Kriterien sollten Ihnen helfen, ein Bild von Ihrem idealen Kandidaten zu zeichnen. Ausgezeichnete Fragen, die Ihnen helfen werden, ein kurzes Stellenprofil für die Büroadministration zu schreiben, das sich von anderen abhebt (was in einem aktuellen Wettbewerbsmarkt entscheidend ist) und die besten Verwaltungsprofis anzieht, sind:

1. Welchen Wert bringt diese Rolle Ihrem Unternehmen?

2. Wie passt die Rolle zu Ihrer Unternehmenskultur, Ihren Werten und Ihrer Mission?

3. Wie unterscheidet sich diese Rolle von anderen Positionen in Ihrem Unternehmen?

4. Wie ähnelt diese Rolle anderen Positionen in Ihrem Unternehmen?

5. Was sind die minimalen Verwaltungsfähigkeiten oder übertragbaren Fähigkeiten?

6. Was sind Beispiele für Ihre Geschäfts- und Verwaltungsziele?

Wenn Sie nicht selbst in Ihrer Verwaltungsabteilung tätig sind oder nur wenig Erfahrung mit den Verwaltungsverantwortlichkeiten haben, kann es hilfreich sein, einen Ihrer Büroleiter oder erfahrenen Büroassistenten zu interviewen und ein besseres Verständnis zu erlangen.

Ein Wort zum Jargon: Der Begriff Jargon hat gute und schlechte Konnotationen, und wenn er nicht sorgfältig durchdacht wird, kann er Verwaltungsbewerber davon abhalten, sich zu bewerben. Fragen Sie sich, ob Wörter und Phrasen firmenexklusiv oder branchenweit anerkannt sind.

Wenn Sie Führungskräfte für Verwaltungspositionen einstellen, sollten Sie jedoch von den Kandidaten ein größeres Vokabular und Verständnis von Büro- und Geschäftsjargon erwarten. Wenn Sie jedoch Büroverwalter auf Junior-Ebene oder für Teilzeitstellen einstellen, sollten Sie so einfach und transparent wie möglich sein.

WIE BEGEISTERE ICH KANDIDATEN FÜR DIE STELLE DES BÜROADMINISTRATORS?

Abschließend für Arbeitgeber und Personalberater ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass eine Stellenbeschreibung zwar darüber aussagt, was und wen Sie wollen, aber allein diese Information wird keinen Posteingang voller motivierter Kandidaten generieren. Eine Stellenanzeige muss über die einfachen Aufgaben, Fähigkeiten, Bildungsabschlüsse, Qualifikationen und Fähigkeiten hinausgehen, die Sie benötigen, und den Wert der Position für Jobsuchende kommunizieren.

Ihr Unternehmen sollte Mitarbeiterwertversprechen vermitteln, um Kandidaten zu gewinnen und sowohl monetäre als auch andere Vorteile hervorheben. Vorteile, die qualifizierte Jobsuchende zur Bewerbung ermutigen könnten, sind:

1. Übermittlung der durchschnittlichen Gehaltsspanne von Verwaltungspositionen

2. Fokus auf Work-Life-Balance

3. Schulungsmöglichkeiten

4. Karriereweg und Aufstiegschancen

5. Die Qualität von Produkten, Dienstleistungen oder Ihre Marke

6. Flexible Arbeitszeiten oder Remote-Arbeitsmöglichkeiten

7. Wie die Unternehmenswerte mit denen von Kunden und Mitarbeitern übereinstimmen

WIE STELLE ICH BÜROVERWALTER EIN?

Die Stellenausschreibung für die Verwaltung kann je nach Position und Verwaltungsaufgaben, die erledigt werden müssen, unterschiedlich sein. Sie müssen eine Rekrutierungsstrategie umsetzen, die Werbung auf allgemeinen und spezialisierten Verwaltungsjobbörsen, sozialen Medien und persönlichen Empfehlungen nutzt. Ihre Einstellungsstrategie für Büroverwalter könnte auch die Präsenz auf Konferenzen und online bei Fachverbänden und -organisationen umfassen.

Die Schaffung einer wirksamen Stellenausschreibung für Büroverwaltung und die Auswahl des richtigen Stellentitels sind entscheidend für den Erfolg Ihrer Einstellung. Um eine Stellenanzeige zu erstellen, sollte Ihr Beschreibungstext durch wichtige Informationen begleitet werden, die Kandidaten ansprechen, wie beispielsweise die durchschnittliche Gehaltsspanne, die Unternehmenskultur, die Vorteile, die häufigen Aufgaben, der Standort und die Arbeitszeiten.

Flat-Fee-Recruiting-Lösungen liefern weiterhin die besten Ergebnisse bei der Einstellung von Büroassistenten und Büroleitern.